【生産性】を高める普段見落としがちな考え方とオススメの方法！【ベストセラーに学ぶ】

こんにちは。
みなさんは日頃の私生活や仕事面、時間の有効活用が出来ていますか？

仕事や私生活で何かを行おうとすると時間が必要になりますよね。
時間は有限であるため私たちは意識的でも無意識的でも、この時間を管理していることになります。
時間管理の考え方や良い方法というのはご存知でしょうか？

みなさん、こんなことないでしょうか。

仕事をする中で、メールを返していたら時間が過ぎていった
お客さんからの電話を受けていたら気付いたら終業時間だった
そうして、仕事が終わらずに残業をする
残業で疲れたので夜や週末は休みたい。勉強する時間が取れない

こういったサイクルについて、ベストセラーでもある「完訳 7つの習慣人格主義の回復: Powerful Lessons in Personal Change」には以下のように整理されています。

対処法は色々書かれてはいるのですが、私としては、

第2領域（緊急ではないが重要である＝将来の投資につながるタスク）の短期の目標設定をする
第2領域（緊急ではないが重要である＝将来の投資につながるタスク）を朝起きたら最初にやるスケジュールを立てて行動する

という方法が最も良いと思っています。

こちらについて、本記事では深掘りしていきたいと思います。

【生産性】を高めるための普段見落としがちな考え方
生産性を高めるためのオススメの方法
生産性を高めるためにまとめ

【生産性】を高めるための普段見落としがちな考え方

生産性を高めるための考え方

生産性を高めるためには、まずは生産性を定義することから始めるのが良いと考えています。

生産性＝生産効率 × 生産時間

というのがパッと思いつくかなと思います。

ここで見落としがちなポイントが出てきます。
それは、「生産」と何度も書いているが、そもそも「何が生産なのか」という視点です。

生産をするには時間の消費が伴う、と思うため、時間をどう使うことが生産で、どう使うことは生産ではないか、ということを考える必要があるということです。

そこで、「7つの習慣」を確認したいと思います。
「7つの習慣」では以下のように書かれています。

活動を決める要因は、緊急度と重要度の2つである。
緊急の活動とは、今すぐに取り掛からなければならない活動である。
（〜中略〜）
一方、重要度は結果に関係する。重要な用事は、あなたのミッション、価値観、優先度の高い目標の実現につながるものである。
私たちは、緊急の用事には受動的に反応する。だが、緊急ではないが重要なことをするには、率先力と主体性が要る。機会を捉えたり、物事を実現させたりするには、能動的に動くことが必要なのだ。

そして、以下の表（若干私が表現を変えています）も掲載されています。

難しいですね。。

時間の消費を伴う行為を「活動」と定義されています。
簡単にいうとこんな感じです。

この「活動」には「重要度」と「緊急度」の2軸がある
「緊急」な用事はどうしても対応してしまう
一方で、自分の人生を豊かにするなど長期的に何かを成し遂げるためには「自分から」「重要度が高い活動」に取り組まないといけない

【生産性】を高めるための普段見落としがちな考え方の正体

では、ここであえて私が「普段見落としがち」と書いた点について説明しようと思います。

普段仕事をしていて、以下のことが同時に起こることはありませんか？

1ヶ月後にプレゼンがある、それまでにしっかり準備をしたい
今朝メールボックスを見ると、色々なメールが来ていた、1個ずつ返信しないといけない

この場合、1と2、どちらを優先しますか？

これ、多くの人はついつい2を優先してしまうのではないでしょうか？
（私もかつてはそうでしたし、今も油断すると2を優先してしまいます）

その結果どうなるか。
2のメールのやりとりがだらだらと続く、メールを返して1に取り組んでもまたメールの返信が来て2に切り替える、ついには1には取り組めずに

今日もよく働いたわ。

プレゼンは1ヶ月後だし、まあ明日からでええわ。酒飲んで帰ろ。

なんて状態になっていませんか？

これ、なんかマズそうだな、と思いませんか？

そして、何かの違和感に襲われませんか？

この正体が、この”普段見落としがちな考え方”の正体です。

【生産性】を高めるための普段見落としがちな考え方の正体とは一体

これ、結構不思議なもので。。

メールを返すことって、「緊急度は高いが、重要度は低い」仕事じゃないですか？
これを繰り返していても、人は何も成長しません。
（もちろんメールを返すことから学ぶこともありますが、それは一旦ここでは無視します）
むしろ、「余裕があるからゆっくりメールを返すか〜」などと思いませんか？
それにより、「1ヶ月先のプレゼンを作る」時間が本当は奪われているのです。

なんならこんなメール、返さなくてもあまり問題ありません（もちろんものには依るが）。

ここで最も問題となることは「重要度が高く、緊急度が低い」タスクは本来は着実に進めることが望ましいのにもかかわらず、「重要度が低く、緊急度が高い」タスクに時間を取られていることなのです。
計画立てて「重要度が高く、緊急度が低い」タスクを進められている人は問題ありません。
そうでない人は、この「重要度が高く、緊急度が低い」タスクに着手する時間を意地でも確保しようとしないといけないのです。

これが、文字にすると単純なのですが意外と難しい。。

ちなみに今回は仕事を例に挙げましたが、仕事（会社員の本業を想定）以外だと以下でも同じようなことが言えますよね。